Optionele handtekening gebruiken

De optionele handtekening lijkt veel op een normale handtekening, maar heeft een extra mogelijkheid. Deze geeft de ondertekenaar meer controle. Het verschil staat hieronder beschreven:

Een optionele handtekening geeft drie opties aan de ondertekenaar:

1. Tekenen (hiermee wordt de inhoud van het document expliciet geaccepteerd en de workflow gaat door)
2. Niet tekenen, maar de workflow laten doorgaan
3. De transactie afwijzen (hiermee wordt de workflow gestopt)

Een normale klik of grafische handtekening geeft maar twee opties aan de ondertekenaar:

1. Tekenen (hiermee wordt de inhoud van het document expliciet geaccepteerd en de workflow gaat door)
2. De transactie afwijzen (hiermee wordt de workflow gestopt)

Toepasbaarheid van deze functie

Door het gebruiken van een optionele handtekening kan een ondertekenaar dus zelf kiezen of hij/zij wel of niet wil tekenen, zonder hierbij de workflow te belemmeren. Dit geeft meer controle aan de ondertekenaar. De optionele handtekening kan bijvoorbeeld voor een manager worden gebruikt die wel in de workflow wilt worden opgenomen, maar niet per se wil tekenen. Dit geeft de manager de mogelijkheid om de documenten in te zien en eventueel de transactie af te wijzen.

In dit voorbeeld is het gebruik van de optionele handtekening vergelijkbaar met paraferen, maar dan onzichtbaar voor de andere ondertekenaars (als de manager ervoor kiest om het proces door te laten gaan). Je zou deze functie ook kunnen zien als een optie om af te wijzen.

Optionele handtekening configureren

Het instellen van de optionele handtekening voor een ondertekenaar werkt als volgt:

1. Sleep een handtekeningsveld in het document en klik op het tandwieltje naast het veld.

2. Kies voor een klik handtekening of een grafische handtekening. Vink de optie 'Optioneel veld' aan.

3. Er staat nu een stippellijn om het handtekeningsveld. Dit duidt aan dat dit veld optioneel is.

De functie om optioneel te tekenen kan op dezelfde wijze worden toegepast voor initialen in plaats van een handtekening.

Vergelijkbare functies

De functies 'Enkel accepteren' en 'enkel opgenomen worden als ontvanger' lijken vergelijkbaar, maar verschillen wel van 'Optioneel ondertekenen'. Hieronder staan de verschillen beschreven:

Enkel accepteren: Een document alleen accepteren, zonder een handtekening te zetten, maar dit geldt voor alle ondertekenaars. Geen mogelijkheid om sommige ondertekenaars enkel te laten accepteren en anderen te laten ondertekenen in hetzelfde document. Deze functie wordt typisch gebruikt voor accepteren van algemene voorwaarden voor één of meerdere ondertekenaars.

Enkel opgenomen worden als ontvanger: deze persoon wordt niet opgenomen in de workflow en heeft dus geen invloed op het ondertekenproces. Deze persoon ontvangt alleen een bevestigingsmail als de transactie is afgerond en je kan de documenten na afronding downloaden.

Inzien voor voltooiing: Met deze functionaliteit kan de verzender van de transactie de transactie nog even inzien voordat deze wordt afgerond. Als iedereen zijn of haar handtekening heeft geplaatst kan de verzender van de transactie dus bepalen of hij de transactie voltooit of niet.

Optionele handtekening: Mogelijkheid tot expliciet accepteren (tekenen, workflow gaat door), niet tekenen/'doorgaan' (workflow gaat door) of afwijzen (workflow stopt/pauzeert).