Extra instellingen voor een transactie of individuele ondertekenaar

Instellingen voor een transactie

Wanneer u een nieuwe transactie aanmaakt, bent u verplicht een naam in te vullen.
Een beschrijving is optioneel en is niet zichtbaar voor ontvangers. Daarnaast ziet u onderin het tandwieltje "Instellingen". Hier kunt u extra instellingen selecteren.

Vervaldatum

Hier kunt u een vervaldatum opgeven voor de transactie. Als de vervaldatum is bereikt wordt deze in de 'conceptfase' gezet en is daarmee niet meer actief. De link die ondertekenaars in hun e-mail krijgen om doorgeleid te worden naar het document zal dus niet meer werken. Als u die transactie weer wilt activeren kunt u de vervaldatum aanpassen naar een later moment en de transactie opnieuw versturen. 

Als u een vervaldatum geeft aan de transactie dan wordt automatisch 4 dagen voor deze datum een herinnering verstuurd aan alle deelnemers van de transactie die nog dienen te tekenen.

Face-to-face ondertekenen instellen

Deze functie kunt u instellen wanneer u in het bijzijn bent van de ontvanger(s) en u snel achter elkaar wilt ondertekenen op één scherm. Wanneer de eerste ontvanger heeft ondertekend, wordt de tweede ontvanger gevraagd te ondertekenen op dat scherm. Dit kan handig zijn in het geval van een vergadering waarbij er direct door meerdere mensen ondertekend dient te worden.

Inzien vóór voltooiing

Deze functie maakt het mogelijk om de transactie nogmaals in te zien voordat deze als voltooid wordt gemarkeerd. Dit kan handig zijn wanneer u een ondertekenaar vraagt om een document te uploaden als onderdeel van een transactie. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het uploaden van een identiteitsbewijs. U kunt dan vóór de voltooiing van de transactie het geüploade document eventueel afkeuren en om een nieuwe upload vragen.

Bericht naar alle ontvangers

U kunt ervoor kiezen om een bericht toe te voegen die alle ontvangers ontvangen. Deze vinden zij terug in de e-mail die zij ontvangen nadat u uw document(en) ter ondertekening heeft verzonden. 

Instellingen voor een individuele ondertekenaar

Wanneer u een transactie aanmaakt en u één of meerdere ontvangers toevoegt, kunt u extra opties instellen voor elke individuele ondertekenaar. Denk hierbij aan het toevoegen van een extra authenticatiemethode of het toevoegen van een tekst en/of bijlage. Door met uw muis op de ontvanger te gaan staan, komt er rechts een tandwieltje tevoorschijn.

Als u op het tandwieltje klikt, komt u in onderstaand scherm terecht.

Ontvanger

Hier vindt u de naam en het e-mailadres terug van de desbetreffende ontvanger. U kunt ervoor kiezen om hier ook de functie en organisatie toe te voegen. 

Authenticatie

Hier kunt u ervoor kiezen om een extra authenticatiemethode toe te voegen. Er wordt altijd standaard een e-mail uitgestuurd voor ondertekening. Daarnaast is er de mogelijkheid om een extra SMS-code uit te sturen of V&A toe te passen. Bij de SMS-verificatie wordt een code naar het mobiele nummer van de ontvanger verzonden. De ontvanger zal deze code moeten invoeren om te kunnen ondertekenen. De SMS-functionaliteit is enkel beschikbaar wanneer er een SMS-bundel is aangeschaft.

V&A staat voor Vraag & Antwoord, waarbij er minstens één V&A vereist is in te voeren. Met V&A kunt u vragen voorleggen aan de ondertekenaar; in dit geval zijn dat 'gedeelde geheimen'. U kunt vragen formuleren op basis van informatie die u al over uw klant heeft, zoals de laatste vier cijfers van zijn/haar burgerservicenummer of een ID-nummer. Als de ondertekenaar het juiste antwoord geeft, wordt deze geverifieerd als de juiste ontvanger van de transactie. Deze V&A functie is ideaal bij bijvoorbeeld het verzenden van een verzekeringsclaim of een elektronische overboeking.

Bijlagen

U kunt ervoor kiezen om de ondertekenaar een extra bestand te laten uploaden voordat het ondertekenen van het document voltooid kan worden. Het uploaden kunt u verplicht stellen door de knop "Vereist" aan te vinken. De ondertekenaar wordt dan verplicht een bijlage te uploaden, bijvoorbeeld een scan van een ID-kaart. De verzender kan deze bijlage vervolgens accepteren of weigeren met eventueel bijgevoegd commentaar. Indien deze functie niet als "Vereist" wordt aangevinkt, wordt de ondertekenaar niet verplicht gesteld om een document bij te voegen. De verzender kan deze dan ook niet weigeren.

Wilt u de kopie ID/bijlage graag eerst inzien voordat de transactie wordt afgerond? Dit kunt u instellen. Hoe, dat leest u hier.

Geavanceerd

Onder deze knop kunt u een persoonlijke boodschap toevoegen voor de ontvanger. Dit krijgt de ontvanger dan te zien in plaats van het bericht dat voor alle ontvangers bestemd is.

Daarnaast kunt u de ontvanger de mogelijkheid geven om de transactie door te zetten naar iemand anders, bijvoorbeeld een collega die gemachtigd is om te ondertekenen. Dit kunt u instellen door op de knop "Wijzig ondertekenaar" te klikken. Ook kunt u ervoor kiezen om de ondertekende document(en) als een e-mailbijlage mee te sturen. Dit kunt u instellen door op de knop "Document(en) als e-mailbijlage" te klikken. In plaats van een mail met een link naar de ondertekende documenten krijgt de ontvanger dan een mail met de ondertekende documenten in de bijlage.

Indien u een toegevoegde ontvanger toch wenst te verwijderen, kunt u op het kruisje achter de ontvanger klikken. Als een transactie echter al verzonden is en u wilt een ondertekenaar achteraf verwijderen, dan is dit helaas niet mogelijk. U kunt in dat geval enkel de ondertekenaar wijzigen naar een ander persoon of een volledig nieuwe transactie aanmaken.